האם הארגון שלי צריך רכש ענן?

אם ישנו תהליך רכש בארגון שלכם ואתם צורכים ענן בסכום חודשי שבד"כ מחייב הזמנת רכש מהספק, אז אתם צריכים רכש ענן. כדי להגדיר תהליך רכש ענן בארגון, יש לבחון מה הכוונות שתהליך הרכש מממש. מה הכוונה?

‍

‍

כאשר יחידת ה-IT רוצה לרכוש שרת פיזי, יהיו אנשים שיחילטו שזה מה שצריך מבחינה טכנית. האנשים שאחראים על התקציב של היחידה, שיאשרו שזו רכישה מתוקצבת. מה כוונת החלק הזה של התהליך? לוודא על פי פרמטרים מוסכמים שיש הצדקה לרכישה, ושאפשר לממש אותה בתוך התוכנית התקציבית של היחידה עצמה, שמממש את התוכנית התקציבית של הארגון כולו.

בקשת הרכש תעבור לארגון הרכש לביצוע. בשלב זה, יש עולם ומלואו שאפשר לומר על התהליך. כפי שאני רואה את תהליך הרכש, כוונת התהליך היא לממש את הצורך של היחידה המבקשת כאשר נשמר האיזון של איכות, שירות, מחיר והטמעה במינימום משאבים. ובצורה הפשטנית ביותר, איש הרכש יקבל הצעות מחיר ויבצע את הרכישה עצמה. לרכישה יש מחיר סופי ומוחלט עבור החומרה הנרכשת. אנחנו יודעים שהיא תשמש אותנו ל-X שנים, עשינו מראש החלטה לגבי תקופת האחריות וכעת התהליך יעבור ליחידה המשלמת.

תהליך התשלום גם הוא פשוט בדרך-כלל - החשבונית תאושר לתשלום לאחר שהיחידה תאשר את קבלת השרת לשביעות רצונם, ובזאת הנושא יסתיים. תרים בשרת הזה כמה שרתים וירטואליים שתרצה - לי, כרכש, זה כבר ממש לא משנה.

אבל מה קרה ברגע שעברתי לשרת וירטואלי בענן?

הרכש עבר לאנשי ה-IT. הלכה למעשה, ארכיטקט ענן או איש DevOps בכמה לחיצות עכבר רכש הרגע שרת.

האם הוא מי שמוסמך להחליט איזה שרת מוצדק להרים ואיזה לא? האם אנחנו בוחרים לדלג על השאלה הזאת? (רמז: נכון יהיה להעביר אותה לשלב מאוחר יותר). מה לגבי התקציב? הרי זה כמו חשבון חשמל - עם מישהו משתמש, אני אצטרך לשלם.

ייתכן ואני בשלב ראשוני, או שפשוט עוד לא הגדרתי תהליך. ואני אומרת - אני מאשרת סכום Y חודשי. יש עם זה 2 בעיות: ראשית, אני לא יודעת שהשתמשתי בתקציב שלי בצורה מיטבית. שנית, מה קורה אם יש חריגה? ומעבר לכך, באיזה שלב ואני יודעת על החריגה הזאת? אני מזכירה שהכוונה של התהליך היא לא להגביל, אלא לעמוד בתוכנית התקציבית של הארגון, תוך עמידה בפרמטרים מוסכמים מראש של מהי הוצאה מוצדקת.

קושי נוסף יהיה להחליט על ספק. אין ביטוי שאנשי רכש אוהבים להשתמש בו יותר מאשר ב"בואי נשווה תפוחים לתפוחים". מי שניסה לעשות זאת בענן (כמוני), יודע שזה נגמר בעשרות, אם לא במאות שעות אקסל מבוזבזות. אחד מוכר תפוחים אדומים, והשני מחזיק בירוקים. השלישי בכלל מעדיף אגסים, ואם תנסה להשוות את זה לשרתים הפיזיים שלך - תגלה שבעוד שלך יש את כל סוגי התפוחים כמעט, בענן יש גם אננס, דובדבנים, תפוזים, ואפילו מיני ירקות, שכל השוואה אליהם היא חסרת תוחלת.

בואו נגיד שהחלטתי על תקציב Y חודשי, ושהיחידה אפילו עמדה בו. מה קורה עם התשלום? האם אני מוותרת על תהליך אישור החשבונית לפני תשלום? אולי בכלל החשבון ישולם בכרטיס אשראי?

בעיקרון, כרכש, אני יכולה להגיד שזאת כבר הבעיה של מחלקת התשלומים (אם היא נפרדת) או מתכנני התקציב - "אני את שלי עשיתי". בטח ניחשתם שזה לא מה שהחלטתי לעשות.

בתהליך הקמת רכש ענן באמדוקס, הבנתי שיותר מכל רכישה אחרת - רכש הענן דורש שיתוף פעולה מלא, ואם ניתן - קבוצה ייעודית בחטיבת ה IT, שעובדת יד ביד עם הרכש למימוש הכוונות של הארגון.

FinOps ו-Cost Optimization בענן דורשים הבנה טכנית. ישנם כלים לוודא שבחרנו את השרת הנכון, וישנם כלים שהם מסחריים לחלוטין (כי הם מתייחסים לתקופת התחייבות ואופן תשלום, ולא לנתונים הטכניים של השרת) שעל-מנת ליישם אותם, אנו זקוקים לשיתוף פעולה של שני הגופים. אנו באמדוקס בחרנו להקים תהליך שיענה על עוד רבים מצרכי הארגון ויממש כוונות של תהליכים נוספים לתהליכים הפיננסיים. יצרנו תהליך שמהרגע הראשון אוסף את כל המידע הנדרש על כל חשבון, ומוודא שסיכוני אבטחה עוברים בקרה, ובחרנו באיזה אופן אנחנו מפעילים הגבלות על חשבונות כאשר נדרש.

אם יצאתם עם הרצון לשמוע עוד על תהליך רכש ענן, ולהבין יותר איך מכניסים סדר ותהליך שתואם את צרכי הארגון שלכם - הצטרפו אלי ואל חבריי לפאנל פייננס בענן.

המאמר נכתב ע"י שונית קיני, מנהלת רכש ענן באמדוקס.

* שמחים להכריז על אירוע השקה לקהילת ענן פיננסית! האירוע יתקיים ב-15.03.21. לפרטים נוספים והרשמה ללא עלות, מוזמנים ללחוץ כאן.